Aktualności

Zalety Elektronicznej Kancelarii – przykłady

W czym tak na prawdę pomaga wdrożenie Elektronicznej Kancelarii?
Które czynności zostają zautomatyzowane?
Jak takie rozwiązanie w praktyce wspiera pracę sekretariatów?

ELEKTRONICZNA KANCELARIA TO:

  • Możliwość utworzenia centralnego rejestru korespondencji przychodzącej i wychodzącej.

Jest to szczególnie przydatne dla firm posiadających rozproszoną strukturę (odziały w Polsce czy za granicą). Elektroniczna Kancelaria dodatkowo „pilnuje i informuje” nie pozwalając na kilkukrotne zarejestrowanie tego samego dokumentu (np.:, faxu, oryginału z listu poleconego dotyczących tej samej sprawy). Pomaga więc w uniknięciu błędów.

  • Szybki dostęp do zarejestrowanej dokumentacji.

Dzięki możliwości wyszukiwania po różnych atrybutach dokumentu, pracownik recepcji czy sekretariatu nie musi znać wszystkich danych, aby znaleźć dokument.

  •  Możliwość raportowania przepływu korespondencji przychodzącej i wychodzącej.  

Np.: o liczbie przesyłek w określonym czasie, co pomaga w przewidywaniu obciążenia pracowników recepcji w danym okresie.

  • Uporządkowanie i przyspieszenie obsługi korespondencji.

Istnieje możliwość podpięcia/grupowania dokumentów do konkretnej sprawy (np.: fax, mail, list polecony ) – pozwala to na sprawne prześledzenie całej historii sprawy. W nawale zadań, dokumentów, pośpiechu, przy częstym dzieleniu się obowiązkami pomiędzy współpracownikami w recepcji – taki przepływ informacji i uporządkowanie, mają kluczowe znaczenie.

  • Kontrola kosztów.

System zlicza i pokazuje koszty poniesione na dane działanie w sekretariacie ( np. na wysyłkę kurierem). Dzięki temu pracownik recepcji, wie ile jeszcze budżetu ma do dyspozycji.

  • Bezpieczeństwo i informacja.

System pozwala na sprawną weryfikację, gdzie obecnie znajduje się dokument elektroniczny, kto go akceptuje, kto opóźnia proces, ile trwa praca nad dokumentem. Sam przypomina o oczekującym dokumencie – co jest szczególnie przydatne przy obiegu faktur, czy zarządzaniu zadaniami.

  • Integracja z klientem pocztowym, serwerem faxów, e-Puap, BIP.

Istnieje jedno miejsce zarządzania korespondencją bez względu na to z ilu źródeł wpływają dokumenty do organizacji. Elektroniczna Kancelaria pozwala na automatyczne określenie atrybutów dokumentu, przyspieszając proces rejestracji.

Jako jeden z największych graczy na rynku, z ponad 16 letnim doświadczeniem zawodowym, zapraszamy do skorzystania z naszego produktu usprawniającego procesy i pracę w kancelarii, sekretariacie czy biurze podawczym – DocuSafe®Kancelaria.

Jeśli są Państwo zainteresowani szczegółową informacją o korzyściach z wdrożenia elektronicznej kancelarii  – serdecznie zapraszamy do kontaktu.

 Zalety elektronicznej kancelarii

30 stycznia 2017


Wstecz


Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na używanie plików cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki. dowiedz się więcej >>

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close