6 podstawowych cech systemu do Elektronicznego Obiegu Dokumentów

Organizacje, które decydują się na wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów mają na rynku do wyboru wiele systemów klasy Workflow. Poszukiwanie najlepszych rozwiązań powinno opierać się na kilku podstawowych cechach, które powinien posiadać wzorcowy system EOD. Do najważniejszych z nich zaliczamy:

1. Możliwość modelowania procesów biznesowych – system posiada funkcję edytora procesów biznesowych, który w łatwy i przystępny sposób umożliwia tworzenie dowolnego procesu odbywającego się w organizacji. Modelowanie procesów powinno być na tyle intuicyjne, aby każdy użytkownik systemu, nie będący specjalistą z branży IT, mógł stworzyć proces.
2. Generowanie raportów – analiza procesów może odbywać się w oparciu o wielorakie raporty obrazujące statystyki pracy np. dotyczące obciążeń zadaniowych na poszczególnych stanowiskach w organizacji lub czasu realizacji zadań.
3. Przypisywanie ról – każdy użytkownik systemu powinien posiadać rolę, która uprawnia go do realizacji swoich zadań w systemie. Nie każdy użytkownik może mieć wgląd do wszystkich dokumentów, co ma związek z ochroną przed nieautoryzowanym dostępem do kluczowych danych organizacji.
4. Powiadomienia e-mail – powiadomienia mailowe wysyłane do pracowników w celu poinformowania ich o nowym zadaniu do realizacji. Tego typu powiadomienia są ważnym elementem sprawnego przepływu pracy pomiędzy pracownikami.
5. Integracja systemów – możliwość integracji systemu z innymi aplikacjami eliminuje konieczność przełączania się pomiędzy wieloma aplikacjami, bo dostęp do wybranych dokumentów może odbywać się z poziomu każdego ze zintegrowanych systemów.
6. Mobilność pracy – dostęp do systemu jest możliwy z poziomu przeglądarki internetowej z dowolnego urządzenia podłączonego do Internetu.