Branża: telekomunikacja

Sektor biznesowy

Opis klienta

Jedna z największych firm telekomunikacyjnych w Polsce.

Potrzeba Klienta

Potrzeba sprawnego i bezpiecznego zarządzania procesem obiegu dokumentów w sekretariacie/biurze Zarządu, a także możliwość kontroli i weryfikacji on-line drogi przekazywanych w Firmie wersji papierowych.

Optymalizacja interfejsu użytkownika do poziomu odpowiedniej rozdzielczości monitorów wykorzystywanych przez użytkowników DocuSafe®Kancelaria.

Nasze rozwiązanie

Wdrożenie platformy DocuSafe®, z rozwinięciem funkcjonalności
DocuSafe®Kancelaria:

Pozwoliło to na:

  • sprawniejszy obieg korespondencji,
  • bezpieczny dostęp do informacji wyłącznie przez osoby do tego powołane,
  • stworzenie jednolitego archiwum korespondencji,
  • szybki dostęp do informacji i korespondencji,
  • uszczelnienie przepływu korespondencji między kancelarią i działami w Firmie, z zachowaniem szczególnych zasad bezpieczeństwa.

W wyniku funkcjonalności DocuSafe®Kancelaria pracownicy, przyjmując pismo, opisują je zdefiniowanymi atrybutami.
System automatycznie tworzy dzienniki korespondencji i umożliwia przekazanie jej, w formie papierowej, do osób uprawnionych do odbioru.

Elektroniczna kancelaria umożliwia zastosowanie elektronicznego podpisu – pracownik, odbierający korespondencję, wpisuje swoje imię i nazwisko na ekranie dotykowym, a system automatycznie wyświetla mu tę, adresowaną do niego.
DocuSafe® informuje pracownika, które dokumenty ma już odebrane.

Po odebraniu wszystkich pism/przesyłek, pracownik sygnuje odbiór korespondencji na ekranie dotykowym.
Podpis, wraz z datą i godziną, zostaje zapisany w rejestrze.
System umożliwił też optymalizację interfejsu użytkownika do poziomu odpowiedniej rozdzielczości monitorów wykorzystywanych przez pracowników.

Więcej o produkcie DocuSafe®

KORZYŚCI DLA KLIENTA:

  • Ograniczenie tradycyjnego papierowego obiegu dokumentów,
  • Natychmiastowy dostęp do aktualizowanych na bieżąco danych,
  • Eliminacja błędów dzięki automatyzacji niektórych procesów,
  • Zmniejszenie kosztów prowadzenia dwóch kancelarii dzięki jednoczesnej obsłudze dwóch niezależnych spółek.

Przykładowe wdrożone procesy

proces obsługi pism przychodzących

proces obsługi pisma wewnętrznego

proces obsługi pisma wychodzącego

5000

Orientacyjna liczba użytkowników

2011

Współpraca od 2011 r.

Chcą Państwo dowiedzieć się, jakie rozwiązania zastosowaliśmy w tej branży?

Prosimy o zostawienie danych kontaktowych, a prześlemy Państwu inne Case Study.