3 rzeczy, które warto sprawdzić przed wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów

Jeżeli podjęli Państwo decyzję przejścia z papierowego obiegu dokumentów na elektroniczny  – gratulujemy. To najlepszy sposób na uzyskanie kontroli nad procesami w Firmie.

Jednak wybór dostawcy systemu ma ogromne znaczenie. Co warto wiedzieć o takiej firmie poza informacjami przekazanymi w ofercie? Na co zwrócić uwagę wybierając dostawcę?

• DOŚWIADCZENIE 

Warto sprawdzić, jak długo dostawca systemu istnieje na rynku – czy jest to firma z krótkim stażem, która zapewne ma dużo pomysłów, ale może  „uczyć się na kliencie” – bo wciąż zdobywa doświadczenie. Czy jest to firma, która dzieli się już swoją wiedzą i wykorzystuje ją dla dobra Klienta. Dodatkowym atutem dostawcy może być doświadczenie zawodowe w branży Klienta – warto poprosić o referencje lub case study, aby podjąć jak najlepszą decyzję.

• TECHNOLOGIA
  

W dzisiejszych czasach jest to czynnik najważniejszy. Dostawcy powinni pracować w oparciu o najnowsze technologie, aby wdrożone rozwiązanie było kompatybilne z systemami u Klienta i na tyle elastyczne, żeby mogło być aktualizowane/modyfikowane wraz z rozwojem struktury informatycznej/systemowej firmy Klienta. Jeśli dodatkowo dostawca korzysta z własnych kodów źródłowych – zapewni to większą elastyczność i niższą cenę wdrożenia (Klient nie płaci za pośredników). Warto zapytać o stosowane technologie i kod źródłowy.

• ODZWIERCIEDLENIE PROCESÓW KLIENTA
  

Często Klienci mają blokadę przed podjęciem działań, dotyczących wdrożenia odpowiedniego rozwiązania czy produktu, z powodu oporu ze strony potencjalnych użytkowników. Przyczyną jest przyzwyczajenie pracowników do tradycyjnych rozwiązań i obawa przed zmianą. Dlatego ważne jest, aby dostawca rozwiązania odzwierciedlał realne procesy Klienta, tak aby przejście na system do elektronicznego obiegu dokumentów nie zaburzało środowiska pracy – aby formularze i procesy były przeniesione ze „świata papierowego”. Dlatego już na etapie wstępnych rozmów warto zapytać w jaki sposób będzie przebiegało zebranie informacji o procesach Klienta (np.: czy na etapie rozmowy z działem sprzedażowym są one wstępnie określane. Jak wygląda proces analizy przedwdrożeniowej.)

Z przyjemnością pomożemy Państwu we wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów. Serdecznie zapraszamy do kontaktu.