Jedna z największych firm telekomunikacyjnych w Polsce.
Branża: telekomunikacja
Sektor biznesowy
Opis klienta
Potrzeba Klienta
Potrzeba sprawnego i bezpiecznego zarządzania procesem obiegu dokumentów w sekretariacie/biurze Zarządu, a także możliwość kontroli i weryfikacji on-line drogi przekazywanych w Firmie wersji papierowych.
Optymalizacja interfejsu użytkownika do poziomu odpowiedniej rozdzielczości monitorów wykorzystywanych przez użytkowników DocuSafe®Kancelaria.
Nasze rozwiązanie
Wdrożenie platformy DocuSafe®, z rozwinięciem funkcjonalności
DocuSafe®Kancelaria:
Pozwoliło to na:
- sprawniejszy obieg korespondencji,
- bezpieczny dostęp do informacji wyłącznie przez osoby do tego powołane,
- stworzenie jednolitego archiwum korespondencji,
- szybki dostęp do informacji i korespondencji,
- uszczelnienie przepływu korespondencji między kancelarią i działami w Firmie, z zachowaniem szczególnych zasad bezpieczeństwa.
W wyniku funkcjonalności DocuSafe®Kancelaria pracownicy, przyjmując pismo, opisują je zdefiniowanymi atrybutami.
System automatycznie tworzy dzienniki korespondencji i umożliwia przekazanie jej, w formie papierowej, do osób uprawnionych do odbioru.
Elektroniczna kancelaria umożliwia zastosowanie elektronicznego podpisu – pracownik, odbierający korespondencję, wpisuje swoje imię i nazwisko na ekranie dotykowym, a system automatycznie wyświetla mu tę, adresowaną do niego.
DocuSafe® informuje pracownika, które dokumenty ma już odebrane.
Po odebraniu wszystkich pism/przesyłek, pracownik sygnuje odbiór korespondencji na ekranie dotykowym.
Podpis, wraz z datą i godziną, zostaje zapisany w rejestrze.
System umożliwił też optymalizację interfejsu użytkownika do poziomu odpowiedniej rozdzielczości monitorów wykorzystywanych przez pracowników.
KORZYŚCI DLA KLIENTA:
- Ograniczenie tradycyjnego papierowego obiegu dokumentów,
- Natychmiastowy dostęp do aktualizowanych na bieżąco danych,
- Eliminacja błędów dzięki automatyzacji niektórych procesów,
- Zmniejszenie kosztów prowadzenia dwóch kancelarii dzięki jednoczesnej obsłudze dwóch niezależnych spółek.
Przykładowe wdrożone procesy
proces obsługi pism przychodzących
proces obsługi pisma wewnętrznego
proces obsługi pisma wychodzącego
5000
Orientacyjna liczba użytkowników
2011
Współpraca od 2011 r.