Dlaczego firmy decydują się na elektroniczny obieg dokumentów

Systemy Workflow znajdują zastosowanie w każdej firmie bez względu na wielkość i branżę. Firmy gromadzą i klasyfikują dokumentację niezbędną do prawidłowego funkcjonowania. Jest wiele powodów, dla których firmy decydują się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. DocuSafe® przedstawia listę kluczowych.
Niemal 50 procent firm korzysta z systemów do elektronicznego obiegu dokumentów. Dla drugiej połowy firm wciąż dominującą wersją dokumentów jest wersja papierowa. Powodów, dla których warto wdrożyć EOD jest wiele, a oto kluczowe:

1. Redukcja kosztów i czasu pracy

2. Standaryzacja procesów

3. Efektywność pracy

4. Bezpieczeństwo dokumentów

5. Sprawna komunikacja

1. Redukcja kosztów ściśle wiąże się z oszczędnością czasu przeznaczonego na realizację zadania. Narzędzie do elektronicznego obiegu dokumentów pozwoli pracownikowi przyspieszyć realizację poszczególnych spraw oraz wyeliminować błędy. Jednak aby system przynosił wymierne korzyści musi być zastosowany tam gdzie procesy wymagają automatyzacji. Taką diagnozę poprzedza analiza schematu obiegu dokumentów w firmie.
2. Wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów porządkuje procesy przepływu pracy według standardów panujących w danej organizacji. Precyzyjne przypisanie roli do każdego pracownika definiuje jego zakres zadań w  firmie.
3. Efektywność w pracy ma kluczowe znaczenie jeśli chodzi o umiejętne zarządzanie pracą i czasem pracowników. Na efektywność pracy składają się elementy związane z przypisaniem ról do poszczególnych pracowników. System ma na celu porządkowanie pracy i przypisanie zadania do konkretnych pracowników, co w efekcie wprowadza kontrolę nad przepływem pracy.
4. Bezpieczeństwo dokumentów ma związek z przechowywaniem dokumentów w sposób uniemożliwiający zaginięcie dokumentu bądź przypadkowe zniszczenie. Narzędzia workflow zwiększają kontrolę pracy i ochronę dokumentów. System rejestruje każdą aktywność pracownika powiązaną z danym dokumentem.
5. Zastosowanie narzędzi workflow usprawnia komunikację pomiędzy pracownikami i działami w firmie. System wyposażony jest w powiadomienia, alerty, kolejkowanie zadań oraz raportowanie. Wszystkie funkcjonalności systemu podnoszą jakość i efektywność komunikacji.