Jak usprawnić proces udostępniania dokumentacji medycznej na wniosek?

Udostępnianie dokumentacji medycznej na wniosek, to proces narzucony i określony ustawowo podmiotom udzielającym świadczeń zdrowotnych (np.: szpitalom czy placówkom medycznym), które są zobowiązane prowadzić, przechowywać i udostępniać dokumentację medyczną w sposób określony w ustawie. Kluczowe w tym procesie jest zapewnienie ochrony danych zawartych w tej dokumentacji.

Wyzwanie dla szpitali/placówek medycznych

Wyzwaniem dla szpitali jest usprawnienie procesu i infrastruktury dla procesu udostępniania dokumentacji na wniosek pacjenta, ubezpieczalni, sądu, prokuratury czy innej upoważnionej osoby/organu, poprzez m.in.:

• odpowiednie gromadzenie i przechowywanie dokumentacji, tak aby sprawnie ją wydać,
• ustalenie i przestrzeganie procedur, które będą „pilnować” wytycznych z ustawy,
• zdefiniowanie i modernizacja procedur w szpitalu dla kompletowania i weryfikacji dokumentacji (np.: kopia-odpis, za opłatą-bezpłatnie, czas realizacji zadania, osoby akceptujące, itp.)
• opracowanie skutecznego sposobu przekazywania dokumentacji pacjentów.

Jak usprawnić ten proces?

Kluczem jest odpowiednie zaplanowanie i weryfikacja sposobu prowadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentacji medycznej. Tak, aby pomimo obłożenia innymi zadaniami w szpitalu, nie zaburzając pracy, proces mógł sprawnie/automatycznie i zgodnie z prawem funkcjonować „w tle” innych zadań.

Jak to zrobić?

Skutecznym rozwiązaniem jest wdrożenie elektronicznego procesu, który odzwierciedla realne procesy papierowe i zapewnia większą skuteczność i kontrolę. Proces pomoże m.in. w:

• przechowywaniu dokumentów wraz z załącznikami, (pliki graficzne, zdjęcia, multimedialne, skany, itp.),
• prowadzeniu ewidencji udostępniania dokumentacji medycznej, (prowadzenie ewidencji kart udostępniania akt),
• utworzeniu harmonogramu przekazania, (z uwzględnieniem terminów sprawdzenia) całej dokumentacji dotyczącej m.in. badań naukowych czy klinicznych,
• oznaczeniu dokumentu definiowalną treścią, (np. „wersja robocza”/„kopia”) lub równoważnego zabezpieczenia pozwalającego jednoznacznie odróżnić kopię dokumentu od oryginału, itd.

Jako jeden z wiodących graczy na rynku w rozwiązaniach IT dla branży medycznej (więcej o DocuSafe_MED®) oferujemy swoje wsparcie przy realizacji tego projektu.

Zapraszamy do kontaktu >>