Obieg faktur w firmie – jak zapanować nad tym procesem
W każdej firmie istnieje wymóg rejestracji, akceptacji i zatwierdzenia faktur. Trzeba je szczegółowo opisać, poprawnie zarejestrować, przekazać odpowiednim osobom/działom, aby terminowo dokonać płatności. Proces ten powinien zakończyć się archiwizacją i kilkuletnim przechowywaniem w archiwum.
W rzeczywistości może pojawić się wiele zdarzeń, zaburzających ten cykl w firmie, jak na przykład: niewłaściwe opisanie dokumentu, zagubienie faktury lub dostarczenie jej z opóźnieniem do działu księgowego, zdublowanie płatności za tą samą fakturę. Często działy księgowe muszą upominać się o dokumenty księgowe, czy prosić o duplikaty z powodu zagubienia dokumentu lub błędnych danych. Ta kontrola wymaga poświęcenia dużej ilości czasu i zaangażowania dodatkowej kadry. Może to generować również stres czy konflikty.
Istnieje możliwość zapanowania nad tym procesem.
Zamiana papierowego obiegu faktur na elektroniczny – to idealne rozwiązanie dla firmy, która pragnie automatyzacji procesów w celu eliminacji pomyłek i opóźnień w płatnościach. Jest to rozwiązanie, które pomaga w uzyskaniu większej kontroli nad budżetem i przyczynia się do obniżenia kosztów.
Wdrażając elektroniczny obieg faktur zyskują Państwo:
- kontrolę terminów płatności za fakturę,
- skrócenie czasu pracy nad fakturami,
- możliwość ustalenia na bieżąco drogi dokumentu (kto go teraz akceptuje, u kogo “czeka” za długo),
- większe bezpieczeństwo w przypadku zdarzeń losowych – pożaru, zalania,
- eliminację zaginionych faktur,
- oszczędność – redukcję liczby papierowych faktur, które są w obiegu.
Proces obiegu faktur można w pełni zautomatyzować i kontrolować, zachowując najwyższe standardy bezpieczeństwa.
Z przyjemnością pomożemy Państwu we wdrożeniu elektronicznego obiegu faktur. Serdecznie zapraszamy do kontaktu.
