Proces obsługi faktury kosztowej – przykład

Wdrażając elektroniczny obieg faktur uwzględniamy specyfikę firmy Klienta oraz potrzeby użytkowników, tak aby jak najlepiej odzwierciedlić rzeczywiste procesy Organizacji. Dzięki temu Firma otrzymuje proces eliminujący zagrożenia, które wynikają z papierowego obiegu dokumentów, bez zaburzania funkcjonowania działów.

Poniżej przedstawiamy przykładowy proces obiegu faktury w firmie, który odzwierciedla realny cykl, przeniesiony ze „świata papierowego”. System automatycznie przydziela dany dokument użytkownikom, odpowiedzialnym za akceptację kosztu działu, którego ta faktura dotyczy. Automatycznie również monitoruje czas procesowania, który jest ściśle określony na każdym kroku.

• KROK 1: Wprowadzenie faktury do systemu. Zeskanowanie dokumentu do systemu oraz opisanie go według atrybutów biznesowych. Po zapisaniu danych, system generuje barkod do naklejenia na dokument papierowy. Naklejka pozwoli na sprawne dotarcie do dokumentu elektronicznego łącznie z podejrzeniem każdego działania wykonanego na fakturze. Dalsze kroki już są wykonywane na elektronicznym dokumencie.

• KROK 2: Przekazanie do osoby merytorycznej. Odpowiednio opisana faktura przesyłana jest do pracownika merytorycznego, który rozpisuje ją według miejsc powstawania kosztów (MPK). Następnie system automatycznie rozdziela dokument do użytkowników odpowiedzialnych za akceptację  kosztu działu, którego ta faktura dotyczy.

• KROK 3: Proces akceptacji. Na podstawie wypełnionych danych następuje proces akceptacji u: kierownika działu, członka zarządu, a następnie u głównego księgowego. Każda z tych osób akceptuje fakturę, bądź przesyła ją do poprawy osobie biorącej udział w procesie.

• KROK 4: Zlecenie płatności. Po akceptacji głównego księgowego następuje automatyczne przekazanie faktury do działu księgowości oraz przesłanie wszystkich danych do systemu ERP i zlecenie płatności.

Korzyści z zastosowania elektronicznego obiegu faktur:

Powyższy proces jest przykładowym, realnie występującym procesem u jednego z naszych Klientów, jednak w zależności od potrzeb Organizacji procesy te mogą się od siebie różnić, a liczba kroków zwiększyć nawet do 9.

Z przyjemnością pomożemy Państwu we wdrożeniu elektronicznego systemu obiegu faktur. Serdecznie zapraszamy do kontaktu.