Zalety Elektronicznej Kancelarii – przykłady

W czym tak na prawdę pomaga wdrożenie Elektronicznej Kancelarii?
Które czynności zostają zautomatyzowane?
Jak takie rozwiązanie w praktyce wspiera pracę sekretariatów?

ELEKTRONICZNA KANCELARIA TO:

• Możliwość utworzenia centralnego rejestru korespondencji przychodzącej i wychodzącej.

Jest to szczególnie przydatne dla firm posiadających rozproszoną strukturę (odziały w Polsce czy za granicą). Elektroniczna Kancelaria dodatkowo „pilnuje i informuje” nie pozwalając na kilkukrotne zarejestrowanie tego samego dokumentu (np.:, faxu, oryginału z listu poleconego dotyczących tej samej sprawy). Pomaga więc w uniknięciu błędów.

• Szybki dostęp do zarejestrowanej dokumentacji.

Dzięki możliwości wyszukiwania po różnych atrybutach dokumentu, pracownik recepcji czy sekretariatu nie musi znać wszystkich danych, aby znaleźć dokument.

•  Możliwość raportowania przepływu korespondencji przychodzącej i wychodzącej.  

Np.: o liczbie przesyłek w określonym czasie, co pomaga w przewidywaniu obciążenia pracowników recepcji w danym okresie.

• Uporządkowanie i przyspieszenie obsługi korespondencji.

Istnieje możliwość podpięcia/grupowania dokumentów do konkretnej sprawy (np.: fax, mail, list polecony ) – pozwala to na sprawne prześledzenie całej historii sprawy. W nawale zadań, dokumentów, pośpiechu, przy częstym dzieleniu się obowiązkami pomiędzy współpracownikami w recepcji – taki przepływ informacji i uporządkowanie, mają kluczowe znaczenie.

• Kontrola kosztów.

System zlicza i pokazuje koszty poniesione na dane działanie w sekretariacie ( np. na wysyłkę kurierem). Dzięki temu pracownik recepcji, wie ile jeszcze budżetu ma do dyspozycji.

• Bezpieczeństwo i informacja.

System pozwala na sprawną weryfikację, gdzie obecnie znajduje się dokument elektroniczny, kto go akceptuje, kto opóźnia proces, ile trwa praca nad dokumentem. Sam przypomina o oczekującym dokumencie – co jest szczególnie przydatne przy obiegu faktur, czy zarządzaniu zadaniami.

• Integracja z klientem pocztowym, serwerem faxów, e-Puap, BIP.

Istnieje jedno miejsce zarządzania korespondencją bez względu na to z ilu źródeł wpływają dokumenty do organizacji. Elektroniczna Kancelaria pozwala na automatyczne określenie atrybutów dokumentu, przyspieszając proces rejestracji.

Jako jeden z największych graczy na rynku, z ponad 16 letnim doświadczeniem zawodowym, zapraszamy do skorzystania z naszego produktu usprawniającego procesy i pracę w kancelarii, sekretariacie czy biurze podawczym – DocuSafe®Kancelaria.

Jeśli są Państwo zainteresowani szczegółową informacją o korzyściach z wdrożenia elektronicznej kancelarii  – serdecznie zapraszamy do kontaktu.